Les réunions : nécessaires vs inutiles

En 2019, 65 milliards d’euros et 399 milliards de dollars auraient été gâchés en réunions inutiles, respectivement en Allemagne et aux États-Unis¹. On adore commencer nos articles comme ça (ha ha ^^). Vous avez dit réunionite ? Ce qu’on croyait un mal typiquement français touche au contraire de nombreux pays et préoccupe de plus en plus d’entreprises, à l’image de nos voisins outre-Rhin et outre-Atlantique.

Indispensables pour les uns, pertes de temps pour les autres, les réunions ne laissent plus personne indifférent… et tant mieux ! L’occasion de nous pencher sur les vecteurs d’optimisation, les habitudes chronophages à oublier et les bonnes pratiques à développer pour des réunions aussi efficaces qu’utiles à ton business. C’est parti pour un tour de table !

Qui réunir ?

88 % des personnes ayant participé à une réunion dans leur vie se sont déjà senties inutiles². La solution ? Ne réunir que celles qui sont VRAIMENT concernées par la discussion – si possible en présentiel, par souci d’efficacité. Les autres seront très satisfaites d’être tenues informées de la réunion et de ses résultats, sans y avoir perdu leur temps.

Mince, on a oublié le plus important

Comment distingue-t-on une bonne réunion d’une mauvaise avant même d’y participer ? Une planification soigneuse, la consultation des parties sur le moment opportun, et surtout… un ordre du jour pertinent et cohérent. L’ordre du jour = la clé.

La durée idéale ?

Selon Connie Williams, expert de la société Syneticsworld³, la durée idéale serait de 37,5 minutes. Force est de constater que l’on réserve toujours des créneaux d’une ou deux heures entières aux réunions… alors qu’il n’y en a souvent pas besoin. Sans aller jusqu’à une planification à la minute près, une réunion devrait avoir une durée adaptée au sujet débattu : parfois, même dix minutes peuvent suffire. Fixer ce cadre à l’avance motivera les troupes… et optimisera le temps de chacun.

Selon une étude menée en 2014 par l’institut Ipsos, un tiers des cadres avouent s’être déjà assoupis en réunion². Tu l’as sans doute déjà vécu, rendre une réunion intéressante est un challenge. Certaines grandes entreprises ont d’ailleurs recours à des animateurs spécialisés. Mais tu n’es pas obligé d’en arriver là. Pour maintenir l’attention de tous, va droit au but et reviens à plus de simplicité… en limitant l’usage des « diaporamas » soporifiques ou en utilisant de nouveaux outils digitaux d’animation de réunions (tape sur le Net, tu trouveras des outils top). Pense au succès des conférences TED Talks pour te motiver ! Ou au général des Marines, James N. Mattis, qui a déclaré dès 2010 « PowerPoint nous rend stupide »⁴. À méditer !

Pour plus de productivité

Selon les chefs d’entreprise, les hors sujet rendraient 71 % des réunions improductives¹. Comment éviter cet écueil ? En veillant à ce que les objectifs préalablement fixés – et clairement énoncés dans l’ordre du jour – soient atteints. Pense également à prévoir l’élaboration d’un compte-rendu : rédigé par un secrétaire de séance désigné au début de la réunion, ce document permettra de consigner tout ce qui s’est dit d’important (astuce : c’est le dernier qui arrive à la réunion qui est secrétaire de séance… et constate ce qu’il se passe). Il sera ensuite envoyé à tous les participants et aux personnes non invitées – mais concernées par les décisions prises.

Plus et moins, c’est mieux ?

Mieux vaut réunir les bonnes personnes cinq minutes tous les jours (en admettant que leurs bureaux soient proches) pour assurer un suivi régulier et efficace plutôt qu’organiser tous les mois une grande réunion inutile de trois heures où l’on « découvre » des problèmes qui durent depuis trop longtemps… ? À toi de choisir le format le plus adapté pour ton business ! Expérimente ?

¹ Source : The Doodle State of Meetings Report, 2019.
² Source : www.huffingtonpost.fr
³ Source : www.hellowork.com
⁴ Source : www.lexpress.fr