Le temps des chemises cartonnées

Il fut un temps où toute la partie administrative de l’entreprise était régie par une personne ou une équipe dédiée. Ce temps n’est plus… mais les tâches, elles, sont restées et elles sont pour le moins chronophages. No panic !

 

Souvenez-vous : dans la boîte de papa, il y avait toujours une personne ou un pool de personnes dédiées aux sombres activités papier. Ces aimables personnes, dévouées corps et âmes à ces tâches, étaient seules à détenir les secrets qui régissaient la présentation des devis, le classement des chemises ou l’emploi du temps de chacun.

Dans l’entreprise d’aujourd’hui, ces postes ont bien souvent disparu et ces tâches sont assurées au mieux par l’ensemble des collaborateurs et collaboratrices, au pire par le dirigeant ou la dirigeante. Comme « la paperasserie » n’est pas leur cœur de métier, ils y perdent du temps, de l’énergie, se trompent parfois… Tout cela au détriment de la valeur ajoutée qu’ils pourraient vraiment apporter… Quelques conseils pour gagner en productivité ?

1 NUMÉRISER

Le temps des chemises est révolu. Vous économiserez du papier, des timbres, de la place… Bienvenue aux clics.

2 PARTAGER

Les données nécessaires au traitement de votre paperasse doivent être accessibles à la lecture et aux modifications, aux autres membres de l’entreprise, facilement et rapidement.

3 HARMONISER

Un modèle de facture, un modèle de devis, etc. Pas d’improvisation ou d’interprétation personnelle ! #Process

4 RANGER

Une belle arborescence, élaborée ensemble, en tenant compte des besoins de chacun… Vous verrez, c’est très satisfaisant.

La configuration et les outils actuels des entreprises ont permis de réduire les temps dédiés à la paperasse. Mais elle n’a pas disparu pour autant… Elle s’est juste cachée dans les caves des entreprises pour apparaître sur les écrans des ordinateurs. Et ça change tout !

L’avis de l’expert

Anthony BODY 
Gérant

Logiciel Extrabat – www.extrabat.com
Logiciel de gestion client & de gestion commerciale – CRM
116, rue de Saintes
16000 Angoulême
09 87 87 69 20 – 06 26 38 21 49
contact@extrabat.com

“Et si nous envisagions la transformation digitale comme une opportunité d’optimiser nos process ?

L’arrivée du numérique libère la charge mentale des salariés qui n’ont plus à gérer la paperasse, et cela donne aussi du temps pour créer, faire plus de choses, innover et apporter plus de services aux clients.

Stop aux plannings sur des feuilles volantes. Pour les devis qui s’entassent à côté de l’imprimante ? Nous aidons nos clients à passer à l’envoi des devis automatisé, qui peut se faire sous format numérique avec une relance ensuite, par SMS par exemple.

Les outils Extrabat aident à structurer la fonction administration et à décupler la puissance commerciale sans même demander des efforts supplémentaires.

Le papier ? Un doux souvenir.”

 

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