Dématérialisation des documents : un enjeu majeur pour les entreprises

Limiter l’utilisation de papier et dématérialiser tout ou partie des documents professionnels fait partie des problématiques actuelles à gérer par les entreprises. Et cela, quelle que soit leur taille. Selon le baromètre dématérialisation-finance 2013, 78,5% des entreprises ayant répondu ont mis en place une ou plusieurs solutions de dématérialisation du processus comptabilité-fournisseurs. Parmi les apports de la dématérialisation, les entreprises citent en priorité la réduction des coûts administratifs et la réduction des délais de traitement. Viennent ensuite l’amélioration du pilotage du processus « Purchase to pay », la sécurisation des traitements, et l’amélioration du contrôle interne. Les échanges avec les fournisseurs sont également cités.

Et les entreprises ne sont pas les seules concernées. Les institutions s’y sont également mises. Les marchés publics font l’objet d’une dématérialisation. La déclaration des revenus en ligne s’inscrit également dans cette pratique. Sachez qu’en 2013, plus de 13,5 millions de télédéclarations ont été comptabilisées.

Voici trois conseils pour vous aider dans votre processus de dématérialisation.

  • Évaluez votre situation : dématérialiser, et limiter ainsi l’utilisation de papier, ne signifie pas tout supprimer du jour lendemain. Commencez simplement par déterminer vos besoins, et répertoriez les directions à suivre. Quels sont les documents papier dont vous pouvez vous passer ? Quels sont les documents qui peuvent être recyclés ? Quels échanges avec vos fournisseurs, clients ou salariés, pouvez-vous transformer en version numérique ? Procédez étape par étape.
  • Identifiez les principaux axes d’amélioration de l’entreprise : prenez le temps de détailler chacune des étapes du traitement de votre circuit administratif et identifiez les principaux problèmes auxquels est confrontée votre entreprise. Puis, demandez-vous comment la dématérialisation peut vous aider à les résoudre. Des factures ont-elles tendance à se perdre ? Votre service client a-t-il vu « sa note » se dégrader ? La dématérialisation pourra certainement apporter des réponses à ces problématiques.
  • Obtenez l’adhésion de vos employés : pour bon nombre de personnes, utiliser le support papier est une pratique profondément enracinée. L’éducation qui mène à une dématérialisation progressive doit se faire en premier lieu avec l’appui de ses collaborateurs. Il s’agit bel et bien d’une démarche globale qui doit être partagée par l’ensemble des acteurs de l’entreprise. Prise en main de logiciels, utilisation de scanner et de solutions “moins de papier”.

L’avis de l’expert :

BSI“Une bonne gestion électronique des documents au sein de l’entreprise doit vous apporter plus de vitesse et de souplesse dans la circulation de l’information, et un renforcement de la sécurité. À cela s’ajoute d’importantes économies dans la chaîne du traitement documentaire.

Concernant l’archivage final des documents, il faudra veiller à son caractère pérenne et juridique. Vous devrez donc retenir une solution d’archivage à valeur probatoire. Une bonne solution est le « coffre fort numérique » dans lequel vous pourrez stocker vos documents avec différents niveaux de sécurité. En entrant dans le coffre fort numérique, vos documents seront dotés automatiquement d’un numéro d’identification unique, qui les rendra probants en cas de besoin.

La dématérialisation est un vaste sujet qu’il convient d’aborder avec un prestataire expérimenté. Pour ceux qui n’ont pas encore initié la démarche, il est urgent de commencer.”

 Jacques Albert MOREL
BSI – Bureautique et Solutions d’Impression
www.groupe-sequences.fr | 05 45 38 84 54 | 79 avenue Maryse Bastié16340 L’Isle d’Espagnac

 

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